A Corregedoria de Justiça do estado do Rio de Janeiro, através do provimento 31/2020 de 08 de abril de 2020, publicado no Diário Oficial do estado do Rio de Janeiro (DOERJ) em 17 de março de 2020, regulamentou a celebração por serviços notariais de escrituras e procurações eletrônicas bem como a recepção de documentos pelos serviços de Registros públicos do estado do Rio de Janeiro.
O provimento regulamentou o funcionamento dos Serviços Notariais e de Registros do estado do Rio de Janeiro, durante o período de Emergência em Saúde Pública de Importância Nacional (ESPIN), em decorrência da infecção humana pelo novo coronavírus (COVID-19).
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Trata-se da possibilidade de celebração de atos cartoriais de maneira remota e eletrônica, permitindo a assinatura de escrituras e procurações públicas sem a necessidade de contato pessoal entre as partes, o que é de extrema importância nesse momento de pandemia para garantir a saúde e bem estar dos envolvidos.
O distanciamento social necessário em razão da pandemia pelo COVID-19 acabou contribuindo para que diversos estados adotassem essa medida digital para prática dos seus atos cartoriais, apesar de alguns cartórios, como nas cidades do Rio de Janeiro e São Paulo, já terem iniciado essa prática antes mesmo do coronavirus.
Hoje a tecnologia permite que muitas tarefas sejam realizadas digitalmente. Muitos debates e congressos ao redor do mundo já tratam há algum tempo do tema e preveem um futuro no qual quase todas as atividades serão realizadas no meio digital. A celebração de contratos digitais parece ser uma realidade que veio para ficar.
E é natural que muitas dúvidas venham a surgir sobre essa nova forma de celebração de atos cartoriais e, para dirimi-las é indispensável leitura da normativa regulamentadora da Corregedoria Geral de Justiça do estado aonde se pretenda praticar o ato.
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No Rio de Janeiro, por exemplo, o provimento 31/2020 adotou uma série de regras e instruções direcionadas aos delegatários de notas e de registros acerca de como operacionalizar a celebração dos atos cartoriais eletrônicos.
O referido provimento conceituou como título digital o documento público ou particular gerado eletronicamente em PDF/A e assinado com Certificado Digital ICP-Brasil por todos os signatários e testemunhas, bem como a certidão ou traslado notariais digitais os que foram gerados eletronicamente em PDF/A ou XML e assinados por Tabelião de Notas, seu substituto ou preposto.
Uma regra importante trazida pelo provimento e direcionada aos delegatários de notas, diz respeito ao limite territorial para a prática do ato, devendo ser observada a circunscrição territorial para a qual o tabelião recebeu sua delegação. Com isso, para precisa identificação do local de residência e domicilio da parte será necessária a apresentação do comprovante de residência bem como consulta ao site do Tribunal Regional Eleitoral (TST) para identificar o domicílio eleitoral dos envolvidos, devendo o notário ou seu preposto se abster da lavratura quando restar dúvidas do real domicílio da parte.
Outro ponto interessante diz respeito a uma das solenidades da lavratura da escritura publica, que é a leitura, que poderá ser substituída pela declaração dos participantes de que leram o ato anteriormente e que foram esclarecidas as eventuais dúvidas e questionamentos formulados.
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Não há duvida que todos os requisitos obrigatórios inerentes à natureza de cada ato deverão ser respeitados também nos atos eletrônicos. Todavia, outros requisitos específicos aos atos digitais foram trazidos pelo provimento, devidamente elencados no rol do seu artigo 12, como exemplos:
- Declaração de que a elaboração do ato ocorreu, no todo ou em parte, de forma eletrônica;
- Declaração verbal do interessado de que: a) leu o conteúdo do ato e que as eventuais dúvidas e questionamentos foram esclarecidos; b) compreendeu inteiramente o teor do ato; c) as manifestações contidas no ato representaram fielmente sua vontade; d) não tem dúvidas sobre os efeitos do ato e suas consequências, em relação às quais anui integralmente; e) aceitaram o instrumento tal como redigido e lavrado, e que o faz sem reservas e sem incorrer em erro, dolo, coação, fraude, má-fé ou outro vício do consentimento;
Outros requisitos indispensáveis a constarem do ato são a data em que foram colhidas as assinaturas eletrônicas, o meio utilizado para comprovar a autoria e integridade do arquivo bem como a informação de que foi assinado eletronicamente pelo Tabelião de Notas, seu substituto ou preposto, com Certificado Digital ICP-Brasil.
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Um receio comum daqueles que se interessam ou pretendam realizar um ato eletrônico é acerca da segurança de informação com relação à confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e integridade do instrumento. Todavia, determinou a CGJERJ através do provimento que sejam adotadas políticas de segurança pelos tabeliães de notas que praticarem atos eletrônicos bem como mecanismos preventivos de controle, observando os padrões técnicos, critérios legais e regulamentares.
Em relação ao arquivamento dos livros e documentos bem como armazenamento das informações, estabeleceu o dispositivo normativo que todo o acervo deverá ser arquivado tanto mediante cópia de segurança (backup) feita em mídia eletrônica, quanto em serviço de cópia de segurança na internet (backup em nuvem), em intervalos não superiores a 24 horas. Já as mídias eletrônicas de segurança deverão ser armazenadas em local distinto da instalação da serventia, observada a segurança física e lógica necessária, devendo os meios de armazenamento utilizados contar com recursos de tolerância a falhas.
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Redigido todo o contrato, lido e aceito pelas partes, é a assinatura requisito também indispensável à validade do instrumento eletrônico. Para tanto é necessário que as partes possuam o certificado digital ICP-Brasil, que é uma tecnologia de identificação utilizada em transações eletrônicas e que visam impedir a ocorrência de fraudes.
Como dito, a realização por meio eletrônico de contratos, sejam públicos ou particulares, já é uma realidade e veio para ficar. Ainda muito se tem para evoluir e muitas dúvidas surgirão, mas é fato que em um momento delicado como o que vivenciamos, onde o distanciamento social é necessário para combate à evolução do COVID-19, os atos digitais se apresentam como a melhor solução para a realização de negócios com segurança, não só jurídica, mas também à saúde de todos os envolvidos.
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