Mais um dia de trabalho e no relógio já são 11:30. Você está no escritório há 2 horas e meia e não conseguiu fazer, bem quase nada. Soa familiar? De vez em quando, todos nós lutamos para ficar focados no trabalho, mas se você frequentemente se encontra naqueles dias de preguiça, nós estamos aqui para ajudar!
É difícil conseguir fazer alguma coisa com todas as distrações nesse mundo de ritmo acelerado e lotado de tecnologia, mas estas 20 dicas vão ajudar você a fazer mais em menos tempo.
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Você acha que não tem problemas em realizar suas tarefas? Pode até ser, mas temos a certeza que ainda assim você poderá se beneficiar de algumas das ideias a seguir.
- Todas as manhãs comece por escrever as 3 principais tarefas que você quer realizar no dia. Isso vai te ajudar a ficar focado ao longo do dia e a julgar quando chegar ao final do expediente se foi bem sucedido.
- Tire da frente as coisas mais chatas de fazer. Apesar de ser tentador deixar de lado aquele trabalho que não gosta de fazer, você será bem mais produtivo se o fizer primeiro. Faça a “pior” parte do trabalho logo de manhã, a primeira coisa. Depois você se sentirá mais livre para passar para aquilo que adora fazer!
- Encontre o seu momento para brilhar! Cada um de nós tem o seu momento no dia onde é mais produtivo. Planeje sua agenda de trabalho de tal forma que você possa focar nas tarefas mais difíceis naquele horário que você está mais atento. Se você sabe que fica mais lento depois do almoço deixe esse momento para tarefas mais fáceis e onde não precisa pensar muito.
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- Não tente ser perfeito! Pode até parecer contraditório, mas ser perfeccionista consome muito tempo. O melhor é fazer uma tarefa suficientemente bem feita e passar para a próxima na sua lista. Se tiver tempo no final do dia, você sempre pode voltar e melhorar o que você fez anteriormente.
- Não tente reinventar a roda e não tenha vergonha de ir pelo caminho mais fácil. Está construindo um site? Use um construtor de sites como o Wix. Se tem gente no seu escritório que é expert num assunto peça a eles que façam a tarefa. Não fique horas ou até dias em cima de um assunto que você ou outra pessoa podem fazer de forma muito mais eficiente.
- Desligue o chat e mensagens em suas contas do Instagram, Facebook ou Pinterest, desconecte tudo. Estas distrações podem até ser de pouquinho em pouquinho, mas com toda a certeza consomem horas do seu dia de trabalho.
- Deixe de lado as multitarefas. Você pode até pensar que pode controlar bem 8 tarefas diferentes ao mesmo tempo, mas a verdade é que não consegue. Foque em uma coisa de cada vez e vai conseguir fazer cada tarefa muito mais rápido. Mais ainda, provavelmente fará um trabalho bem melhor. De acordo com a Harvard Business Review focar em mais do que uma coisa ao mesmo tempo diminui sua produtividade em 40% e seu QI em 10 pontos.
- Saia do seu e-mail. É isso mesmo!. Ao invés de manter sua caixa de entrada aberta o tempo todo e constantemente ir lá para ler cada e-mail recebido, separe 2 ou 3 momentos no dia para ler e responder a todos os seus emails. Por exemplo, pode ser a primeira coisa que faz logo de manhã, depois logo antes do almoço e no final do dia. Claro que responder aos emails é importante, mas não há praticamente nenhum e-mail que não possa esperar umas horas para ser respondido.
- Se familiarize com a regra dos 2 minutos. É simples. Se você pode fazer alguma coisa em dois minutos ou menos, simplesmente faça. Não precisa pensar. Não precisa programar. Faça imediatamente.
- Simplesmente diga não para algumas reuniões. Antes de marcar sua próxima reunião, pergunte a si mesmo se você vai conseguir cumprir as mesmas metas ou tarefas por email, telefone ou por reunião via web (que pode ser ligeiramente mais produtiva). Limite e controle o tempo que você gasta em suas tarefas.
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Durma bem. Pode ser muito tentador entrar noite a dentro para terminar tarefas do trabalho, principalmente se tudo o que você precisa é uma conexão de internet. A verdade é que você é muito mais produtivo durante o dia de trabalho se estiver bem descansado.
- Dê um tempo! Antes que seus olhos fiquem vidrados na tela, levante-se, estique as pernas e tome um boa xícara de chá. Mesmo um intervalo de 5 minutos pode fazer maravilhas para regenerar sua energia e sua habilidade de pensamento.
- Evite reuniões desnecessárias. Na média, um funcionário gasta 31 horas por mês em reuniões e é muito fácil cair na armadilha das reuniões. Frequentemente há maneiras mais eficientes para fazer as coisas. Antes de planejar uma reunião considere se não há outra maneira. Será que conseguiria realizar a mesma coisa só com um email? Ou então com o velho e bom telefone?
- Determine e mantenha seus próprios prazos. Independentemente do que possa dizer seu supervisor, para administrar bem seu tempo você vai precisar estipular prazos para seus projetos. Estipule quais tarefas você quer terminar no final de cada dia, de cada semana e de cada mês. Depois…
- Escreva! Escrever o que tem para fazer é uma maneira excelente de ser responsável por isso. Escreva na sua agenda os prazos que determinou para você mesmo e certifique-se de manter esses prazos. Para dar um passo adiante, experimente compartilhar suas metas com o mundo. De que maneira?
- Começando um blog! Talvez um blog não seja a plataforma certa para compartilhar sua agenda diária, mas pode ser um local excelente para você se responsabilizar por suas metas a longo prazo. Se você está trabalhando num grande projeto e quer que este fique pronto em alguns meses, publicar suas intenções num blog pode ser de grande ajuda para que isso aconteça. E ao tornar público é muito mais provável que você mantenha seu plano.
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- Se treine a dizer não. Certamente você não pode dizer não para o seu chefe o dia inteiro e ainda achar que vai manter seu emprego. Ser honesto a respeito do que você pode e do que não pode fazer vai ajudar a determinar expectativas realistas e manter sua carga de trabalho administrável. Se você não vai conseguir terminar o que está fazendo às 5 da tarde, então diga isso.
- Faça o sangue circular! Não importa se é uma caminhada, uma corrida de manhã ou uma aula de zumba, o exercício é uma maneira excelente de aumentar sua produtividade e melhorar seu humor.
- Arrume a bagunça! Um ambiente de trabalho organizado vai ajudar você a manter o foco. Dê uma conferida nessa papelada na sua mesa, jogue fora seus copinhos de café usados e mantenha limpo seu espaço de trabalho.
- POR FIM: Ame o que você faz. Uma vez que não é possível encontrar um trabalho 100% divertido o tempo todo, quanto mais você amar o trabalho que faz, mais eficiente provavelmente você será.
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